強(qiáng)生搬場公司客戶檔案分類的方法
[ 時間：2012-11-03 08:53 點擊： ]
還有一種分類方法，將客戶檔案分為主要三種類型，即客戶名錄、客戶資料一卡和最新發(fā)展形式—客戶數(shù)據(jù)庫。這些客戶檔案各有其特點、建檔要求，其適用條件和作用也不同。
(1)物流企業(yè)的客戶名錄
客戶名錄，又稱交易伙伴名冊，是有關(guān)企業(yè)客戶情況的綜合記錄。客戶名錄一般由兩部分組成:客戶登記卡，填寫客戶的組織或個人資料、簽訂合同和經(jīng)辦人等基本情況;客戶一覽表，根據(jù)客戶登記卡簡單而綜合地排列出客戶名稱、地址等內(nèi)容。
客戶名錄是一種初級的客戶檔案形式，其內(nèi)容比較簡單，管理對象一般只針對正在與物流企業(yè)進(jìn)行交易的伙伴，記錄合同簽.訂條款和執(zhí)行情況等?？蛻裘浀膶ο蠓诸惡蛢?nèi)容比較單一，一般只針對直接客戶，所以比較容易建立保管和查找使用。特別是客戶一覽表簡單明了地反映當(dāng)前客戶情況，對于管理決策者十分適用。具體操作方法是，在一項合同簽汀之后，由企業(yè)銷售人員填寫客戶登記卡，并將新客戶增補(bǔ)到客戶一覽表或名冊中。客戶名錄的優(yōu)點是簡便易行、費用較低。客戶登記是由服務(wù)人員負(fù)責(zé)的.受外界限制不大，而且存檔期間只有很少費用支出。
但是，物流公司的客戶名錄也有明顯的不足，主要是缺乏全面性、客觀性和動態(tài)性。首先把檔案管理對象局限在現(xiàn)有交易伙伴，不利于潛在客戶的識別和新客戶的開發(fā)，同時這種檔案的分類和內(nèi)容也難以全面反映客戶的情況。由于這類檔案資料全部由銷售人員填寫，因而受到銷售人員掌握資料的多少和主觀認(rèn)識的限制，間隔期比較長，可以通過建立客戶名錄收集整理分散在企業(yè)各方面的資料，逐步建立和使用客戶檔案的吝項制度，積累經(jīng)驗。但是，由于這種客戶檔案在適應(yīng)管理需要和反映客觀實際等方面的不足，還要在此基礎(chǔ)上，考慮向其他形式發(fā)展。
(2)物流企業(yè)的客戶資料卡制度
使用客戶資料卡也是建立客戶檔案的一種簡便易行的方法。目前，許多物流企業(yè)已經(jīng)開始重視建立和實雄客戶卡制度，并采用不同類型的客戶卡，以相互配合使用。目前，使用客戶資料卡也遇到了一個普遍性的問題。即隨著檔案中客戶卡的長期積累，加之企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，客戶的增加和變化，資料卡數(shù)量成倍增加，檔案管理費用上升，查閱和分析使用檔案的難度越來越大。說明這種傳統(tǒng)的書面檔案已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)客戶服務(wù)的需要。
客戶資料卡可以分為:潛在客戶資料卡、現(xiàn)有客戶資料卡與舊客戶卡。潛在客戶資料卡是設(shè)計用于潛在客戶調(diào)查的資料卡，其內(nèi)容主要是客戶個人和組織的基礎(chǔ)性資料，重點是了解客戶購買時間、地點和方式等。一旦與某位客戶開始進(jìn)行第一筆交易，就需要建立現(xiàn)有客戶卡。這類卡片可以由潛在客戶卡發(fā)展而來，也可以請客戶或銷售人員填寫。其內(nèi)容不但包括客戶的基礎(chǔ)性資料，而還包括交易關(guān)系、企業(yè)對此客戶的投人記錄等內(nèi)容。后兩類資料需要隨著時間的推移不斷補(bǔ)充和記錄。以前舊客戶卡，如果一個客戶中止了購買行為，就要將其轉(zhuǎn)人舊客戶卡，其內(nèi)容與現(xiàn)有客戶卡前半部相同，但由于沒有持續(xù)記錄的要求，增加了客戶停止購買原因跟蹤記錄等方面的內(nèi)容。
來源：上海強(qiáng)生搬場運輸有限公司
